É fundamental que o projeto de arquitetura corporativa considere o número de pessoas que costuma participar das conferências, assim como o perfil dos colaboradores; os tipos de reunião realizados; o espaço disponível; os recursos tecnológicos utilizados, como TVs, telefones, impressoras e projetores para planejar a passagem de cabos e a estrutura elétrica; por fim, não pode desconsiderar a identidade da empresa.
Para que as reuniões sejam produtivas, os móveis são itens importantíssimos, pois são eles que irão garantir o conforto dos participantes. Dessa forma, o formato da mesa precisa ser escolhido cuidadosamente, tendo em mente que todos os presentes precisam se ver e ouvir.
A sala de reunião precisa ser tecnologicamente inteligente, ou seja, possuir sistema de eletrificação para facilitar a conexão de laptops, telefones, redes sem fio, projetores multimídia etc. As cadeiras, por sua vez, devem “conversar” com a mesa e ser ajustáveis.
O projeto acústico é outro item essencial das salas de reunião. Ele deve permitir que todos que estiverem dentro do ambiente sejam ouvidos, que sons externos não interfiram na concentração dos participantes e que informações ali debatidas não vazem. Para isolar o som, uma opção são as paredes de gesso acartonado preenchido com lã de rocha.
Decoração
Para assegurar a concentração e o foco no assunto da conferência, assim como evitar o cansaço, as salas de reunião costumam ser sóbrias e discretas, com poucos móveis e objetos decorativos. As paredes, em geral, são pintadas com cores claras.
No entanto, hoje, dependendo da empresa, o cômodo pode ganhar toques inusitados, inclusive com cores quentes. A empresa Consenso, por exemplo, apostou na combinação de uma parede de madeira com outra revestida com papel de parede vinílico vermelho.
Se a companhia for grande e tiver várias salas destinadas a reuniões, estas podem ter, cada uma, um estilo diferente, de modo a comportar diferentes tipos de encontros. Algumas serão mais formais, outras mais joviais, sem, no entanto, destoar do design empregado nos demais ambientes.
Cheias de personalidade
As salas de reunião precisam refletir a imagem da empresa. Assim, companhias que adotam uma estética moderna investem em espaços igualmente estilosos. Na sede da Beauty in, por exemplo, a porta é vermelha e o chão, revestido de glitter colorido, tem tudo a ver com o espírito glamoroso e ligado à beleza da empresa. Para equilibrar, a parede é branca e os móveis são discretos.
Já no Youtube Space, em São Paulo, o ambiente é despojado. Assim, a sala de reunião tem armações de madeira que suportam a mesa e o trilho onde estão fixadas a luminária spot e as lâmpadas tubulares.
O Linkedin também inovou em sua sede brasileira. Quem entra na sala se sente como em um campo de futebol: o carpete é verde para remeter ao gramado; nos cantos foram instalados holofotes de estádio, mas com iluminação mais leve; e imagens de arquibancadas foram impressas nos blackouts.
Transparência bem-vinda
Para garantir a privacidade, não é preciso que a sala de reunião pareça uma caixa fechada. Tem sido cada vez mais forte a tendência de utilizar vidro no lugar de paredes. Assim, quem está dentro da sala vê o que acontece fora, e vice-versa. A transparência do vidro simboliza a transparência empresarial, cada vez mais valorizada no meio corporativo.
Se a paisagem externa for bonita, o uso do vidro também pode se provar a solução perfeita, como no projeto arquitetônico do escritório Lobo & de Rizzo Advogados, que tem vista para a Baía de Guanabara e o Pão de Açúcar, no Rio de Janeiro. Com um panorama desses, as reuniões ficam, certamente, mais envolventes.